2010年，一場(chǎng)報(bào)銷方式的變革在中國(guó)遠(yuǎn)洋物流有限公司（以下簡(jiǎn)稱“中遠(yuǎn)物流”）的辦公樓里華麗上演。
中遠(yuǎn)物流手工報(bào)銷的時(shí)代就此終結(jié)。隨之開啟的，不僅僅是高效、快捷的網(wǎng)上報(bào)銷時(shí)代，還有深負(fù)管理層厚望的全過(guò)程費(fèi)用控制時(shí)代。
——登錄首頁(yè)，報(bào)銷員工可根據(jù)單據(jù)類型進(jìn)行單據(jù)填寫，他們可以隨時(shí)查看之前申請(qǐng)單據(jù)的審核情況，還可以隨時(shí)掌握費(fèi)用的可用額度，從而提前規(guī)劃費(fèi)用使用；
——登錄首頁(yè)，各審批領(lǐng)導(dǎo)可查看所有待審批的項(xiàng)目，他們可以對(duì)其進(jìn)行批量審批，并隨時(shí)掌握各項(xiàng)費(fèi)用的額度和使用情況；
——登錄首頁(yè)，財(cái)務(wù)人員可看待處理的項(xiàng)目，并在批量進(jìn)行處理后自動(dòng)化導(dǎo)出憑證，還可以通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行費(fèi)用分析，隨時(shí)監(jiān)控各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)警情況。
報(bào)銷者再不用忙于奔波在各辦公室間尋人簽字，審批人不用再遭受工作中屢次被報(bào)銷瑣事打斷之苦；財(cái)務(wù)人員終于可以迅速完成費(fèi)用給付并入賬。報(bào)銷工作變得簡(jiǎn)單、透明、直接而高效。
一切源于公司新上線的元年費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)。
緣起 在競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的我國(guó)物流行業(yè)，中遠(yuǎn)物流可算是其中的翹楚。這家由中國(guó)遠(yuǎn)洋控股股份有限公司、中遠(yuǎn)太平洋有限公司合資組建的現(xiàn)代物流企業(yè)，不僅是我國(guó)最大的中外合資第三方物流企業(yè)，還連續(xù)三次在“中國(guó)貨運(yùn)業(yè)大獎(jiǎng)”評(píng)選中，榮獲多項(xiàng)最佳獎(jiǎng)。
不過(guò)，企業(yè)的快速發(fā)展帶來(lái)了日益尖銳的費(fèi)用管控矛盾。
一方面，由于物流企業(yè)的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，企業(yè)員工經(jīng)常不在公司本部。而手工報(bào)銷審批流程的每個(gè)環(huán)節(jié)，都需要找到對(duì)應(yīng)的審核人才能完成，只要那個(gè)人不在，報(bào)銷過(guò)程就會(huì)被中斷，這使得公司員工總是需要漫長(zhǎng)的周期來(lái)等待費(fèi)用
另一方面，由于尚未實(shí)施全面預(yù)算管理系統(tǒng)，長(zhǎng)期以來(lái)，中遠(yuǎn)物流僅依靠EXCEL編制的預(yù)算表格來(lái)控制年度費(fèi)用支出，這帶來(lái)了兩個(gè)問題。第一，由于費(fèi)用審批與核算獨(dú)立運(yùn)作，而預(yù)算細(xì)度又大于核算，所以，預(yù)算支出的明細(xì)數(shù)額總是難以查詢，下一年度的預(yù)算編制從而失去了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù)；第二，公司費(fèi)用審批流程并不規(guī)范，執(zhí)行不嚴(yán)格，超出預(yù)算的情況時(shí)有發(fā)生。 無(wú)法有效管控費(fèi)用成為拖累公司利潤(rùn)的一大隱患。于是，2010年，中遠(yuǎn)物流牽手北京元年軟件，打造公司全新的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)。 “在員工進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)候，如果可以進(jìn)行有計(jì)劃、有條件的預(yù)算控制，同樣可以有效幫助企業(yè)節(jié)省成本，降低資金風(fēng)險(xiǎn)。”北京元年軟件公司總經(jīng)理韓向東如是說(shuō)。
體貼的E報(bào)銷平臺(tái) “人性化、智能化、透明化、高效、可控”，談到這套全新的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，中遠(yuǎn)物流財(cái)務(wù)部的一位主管連用了5個(gè)詞對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)。 “系統(tǒng)嚴(yán)格根據(jù)預(yù)算對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用支出進(jìn)行的控制，將業(yè)務(wù)活動(dòng)的執(zhí)行做到事前控制，降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；進(jìn)行了流程的優(yōu)化、建立了規(guī)范化的審批流程；實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用支出審批和憑證生成的自動(dòng)化，降低了財(cái)務(wù)人員的工作量；增強(qiáng)了統(tǒng)計(jì)分析能力，使財(cái)務(wù)人員擺脫了繁瑣的統(tǒng)計(jì)工作，有利于下期預(yù)算編制。”他進(jìn)一步解釋說(shuō)。
系統(tǒng)設(shè)計(jì)和控制了不同的登錄顯示菜單，這使報(bào)銷的工作變得簡(jiǎn)單直接，大大提高了報(bào)銷的效率。系統(tǒng)還設(shè)置了預(yù)警系統(tǒng)。以黃色、紅色和綠色三種顏色標(biāo)識(shí)了不同的預(yù)算使用狀況，對(duì)于即將達(dá)到預(yù)算額度、已超過(guò)預(yù)算額度和安全的額度狀態(tài)進(jìn)行“有色”顯示，令預(yù)算的執(zhí)行情況一目了然，實(shí)現(xiàn)了對(duì)預(yù)算的全過(guò)程監(jiān)控，保證了預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。
“不需建立全面預(yù)算管理系統(tǒng)，元年費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)已幫助我們實(shí)現(xiàn)了全過(guò)程的預(yù)算控制�！鄙鲜鲋羞h(yuǎn)物流財(cái)務(wù)部主管如是說(shuō)。
有思想的軟件 中遠(yuǎn)物流的一位管理人員坦言，之所以選擇元年費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，不僅是因?yàn)樵撓到y(tǒng)的強(qiáng)大功能，還因?yàn)樵贶浖䦶?qiáng)大的顧問團(tuán)隊(duì)。
很多參與過(guò)信息化軟件實(shí)施過(guò)程的企業(yè)財(cái)務(wù)人員都知道，一套系統(tǒng)能否成功，不僅在于系統(tǒng)的功能，更在于實(shí)施系統(tǒng)的人。因?yàn)槠髽I(yè)的情況千差萬(wàn)別，軟件沒有思想無(wú)法捕捉差異，而人的加入，才可以賦予軟件思想。
以中遠(yuǎn)物流的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)而言，元年軟件顧問團(tuán)隊(duì)在實(shí)施過(guò)程中所做的最重要的兩件事，一是費(fèi)用審批流程再造，二是費(fèi)用分類控制。
擁有一套嚴(yán)密的費(fèi)用審批流程，是有效進(jìn)行費(fèi)用控制的必要條件。
元年軟件的顧問團(tuán)隊(duì)對(duì)中遠(yuǎn)物流的費(fèi)用審批流程進(jìn)行了重新梳理。從經(jīng)辦人填寫單據(jù)、部門領(lǐng)導(dǎo)審批、財(cái)務(wù)初審，到歸口部門審批、財(cái)務(wù)審批，再到出納付款、會(huì)計(jì)記賬，費(fèi)用報(bào)銷程序更加科學(xué)嚴(yán)格。
財(cái)務(wù)初審環(huán)節(jié)主要是審查費(fèi)用的合法性，即該筆費(fèi)用有沒有超預(yù)算的情況。如果沒有超預(yù)算，則下一步就由歸口部門進(jìn)行審批，再到財(cái)務(wù)正式審批環(huán)節(jié)。
在這一環(huán)節(jié)，系統(tǒng)將費(fèi)用按金額進(jìn)行了分級(jí)，并分別規(guī)定了不同的審批人。對(duì)于1000元以下的費(fèi)用，只要經(jīng)預(yù)算主管審批即可；對(duì)于1000元以上的費(fèi)用，需經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批；而對(duì)于報(bào)銷額在5000元以上的事項(xiàng)，則需經(jīng)過(guò)總經(jīng)理審批。 在嚴(yán)格有序的審批流程之外，系統(tǒng)也考慮到了業(yè)務(wù)的靈活性。即使在財(cái)務(wù)初審環(huán)節(jié)就因?yàn)槌A(yù)算而被中斷審批的事項(xiàng)，也可以走專門的例外審批通道。即假若該事項(xiàng)可以通過(guò)部門主管副總、總會(huì)計(jì)師和總經(jīng)理這“三支筆”認(rèn)可，就可以“起死回生”，重新獲得認(rèn)可。
圖1：中遠(yuǎn)物流標(biāo)準(zhǔn)審批流程
物流企業(yè)的費(fèi)用構(gòu)成比較簡(jiǎn)單。一般包括公共費(fèi)用，如廣告費(fèi)、辦公費(fèi)等；招待費(fèi)；差旅費(fèi)；手機(jī)費(fèi)、交通費(fèi)；會(huì)議費(fèi)、咨詢費(fèi)等。
業(yè)務(wù)類型的不同使這些費(fèi)用有了不同的管理特點(diǎn)。因此，元年軟件的顧問團(tuán)隊(duì)將公司費(fèi)用進(jìn)行了分類，按照費(fèi)用的業(yè)務(wù)類型，為不同類型的費(fèi)用設(shè)置了不同的控制方法。
比如公司公共費(fèi)用，如廣告費(fèi)、辦公費(fèi)等，就采用總額控制的方法；對(duì)于招待費(fèi)，則采用明細(xì)控制；對(duì)于差旅費(fèi)，由申請(qǐng)人填寫明細(xì)并按職級(jí)設(shè)置不同的控制標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)于交通費(fèi)、手機(jī)費(fèi)，則實(shí)行預(yù)算到人，控制到人；而對(duì)于會(huì)議費(fèi)、咨詢費(fèi)，則是按發(fā)生的具體項(xiàng)目進(jìn)行控制。
費(fèi)用的有序分類，令管理的效率和效果都獲得了極大提升，中遠(yuǎn)物流的費(fèi)用控制從而更加游刃有余。